Musteraktenplan staatsarchiv

Der Dateiplan ist das Planungsdokument für die primäre Datensatzverwaltung in SharePoint Server. Obwohl Dateipläne von Unternehmen zu Organisationen unterschiedlich sein können, werden sie in der Regel: Ein Dateiplan listet die Datensätze in Ihrem Büro auf und beschreibt, wie sie organisiert und verwaltet werden. Das Beispiel weiter oben in diesem Abschnitt ist ein Beispiel. Es ist keine Empfehlung für bestimmte Dateiplaneinstellungen. Um zu unterstreichen, dass dies ein Beispiel und keine Empfehlung einer Datensatzverwaltungspolitik ist, werden keine Aufbewahrungsfristen angegeben. Dateiplan – Ein Klassifizierungsschema, das verschiedene Dateitypen beschreibt, die in einem Büro verwaltet werden, wie sie identifiziert werden, wo sie gespeichert werden sollen, wie sie für den Abruf indiziert werden sollen, und ein Verweis auf die genehmigte Disposition für jede Datei. ii) (falls abweichend) die Person, die für die Einhaltung des Plans verantwortlich ist, und die Aufnahme von Aufzeichnungen in einen wirksamen Aktenplan werden dazu beitragen, sicherzustellen, dass die Untersuchung den einschlägigen Rechtsvorschriften entspricht. Ein Dateiplan sollte dazu beitragen, eine umfassende und gut geordnete Aufzeichnung in Übereinstimmung mit dem Public Records Act 1958 und den Inquiry Rules 2006 zu führen. Bei der Erstellung des Dateiplans sollten die Untersuchungsmitarbeiter auch die Verwaltung sensibler Informationen berücksichtigen, z. B.

personenbezogene Daten oder Informationen, die einer Schutzkennzeichnung bedürfen. Der Aktenplan sollte der Untersuchung helfen, dem siebten Datenschutzgrundsatz zu entsprechen, der Vorsichtsmaßnahmen gegen unbefugte oder rechtswidrige Verarbeitung, Beschädigung, Verlust oder Zerstörung vorschreibt. b) dem Wächter den Plan zur Einigung vorzulegen, und der Scottish Council on Archives (SCA) hat einen Zeitplan für die Beibehaltung des Modells für die Verwendung durch die schottischen lokalen Behörden erstellt. Dies kann auch als Leitfaden für die Art von “Funktionen” verwendet werden, in die eine Autorität unterteilt werden kann: Die Reihenfolge, in der diese Elemente erscheinen, ist nicht normativ, und ein RMP muss auch nicht die Nummerierungssequenz modellplan verwenden. Eine Behörde muss jedoch bei der Ausarbeitung ihres eigenen Plans für die Vorlage an den Hüter auf den Modellplan Rücksicht nehmen. Lesen Sie weitere Erläuterungen und Anleitungen zu Element 1. a) einen Plan (einen “Datensatzverwaltungsplan”) auszuarbeiten, in dem die ordnungsgemäßen Vorkehrungen für die Verwaltung der öffentlichen Aufzeichnungen der Behörde festgelegt sind, verlangt der Hüter nicht, dass die Behörden ihm Beweise bis zur Aktenebene vorlegen oder alle Einzelheiten eines Informationsvermögensregisters enthalten. Er erwartet jedoch, dass eine Behörde in der Lage ist, ihre Funktionen, die Aktivitäten, die diese Funktionen erfüllen, und die Angabe der Klassen von Datensätzen, die erstellt (oder gehalten) werden, zu klassifizieren. Es sei darauf hingewiesen, dass Personaländerungen keinen eingereichten Plan für ungültig erklären, sofern alle Verantwortlichkeiten für die Datensatzverwaltung auf den neuen Postinhaber übertragen werden und entsprechende Schulungen durchgeführt werden. Nachdem Sie das, was Sie haben, identifiziert haben, besteht der nächste Schritt darin, die Dateistruktur zu erstellen, indem Sie die Datensatzzeitpläne und Dispositionselemente anordnen, die für die Datensätze in Ihrem Büro in Dateicodereihenfolge gelten. Wenn eine Behörde über ein detailliertes und ausgereiftes Geschäftsklassifikationssystem verfügt, das einen funktionalen oder organisatorischen Überblick über alle Informationsressourcen der Behörde bietet, würde sich der Inhaber freuen, wenn er dieses erhält.

In diesem frühen Stadium der Umsetzung wird jedoch ein klarer Hinweis darauf gegeben, dass eine Behörde versteht, wo sich ihre Aufzeichnungsflächen befinden und welche Arten von Aufzeichnungen sie erstellen oder halten, ausreichen wird. Jeder Verbesserungsplan, der durch die Unterzeichnung durch hochrangige verantwortliche Beamte unterstützt wird und die Behörde zur Entwicklung eines robusten Unternehmensklassifizierungssystems in der Zukunft verpflichtet, wird wahrscheinlich die Zustimmung des Keepers anziehen. Der Ablageplan für Papier- und digitale Dateien sollte die Aktivitäten der Untersuchung durch eine geplante und verwaltete Ordnerserie widerspiegeln. Dies wird es den Mitarbeitern ermöglichen, Informationen effizient zu speichern und abzurufen, und es dem Untersuchungssekretär ermöglichen, den Zugang zu Informationen zu kontrollieren.

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